ซึ่งบ้านทุกหลังหรือคอนโดมีเนียมทุกห้องต้องถูกเรียกเก็บค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เหล่านี้ ส่วนจะมีวิธีบริหารจัดการอย่างไร กระทำโดยใครและหากเราละเลยไม่จ่ายค่าใช้จ่ายส่วนกลางดังกล่าวจะมีผลอย่างไร ในบทความนี้จะนำเสนอแนวคิดของการบริหารจัดการหมู่บ้านจัดสรรและคอนโดมีเนียม  พร้อมทั้งนำเสนอโซลูชันที่ช่วยให้การบริหารจัดการทรัพย์สินเหล่านี้มีความถูกต้องโปร่งใส สะดวก สบาย และง่ายขึ้น ในยุคซึ่งเทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทเช่นปัจจุบันนี้

ความแตกต่างของหมู่บ้านจัดสรรและอาคารชุด

ถ้าจะกล่าวถึงการบริหารจัดการทรัพย์สิน เราอาจไม่ทราบว่ามันได้เติบโตมาพร้อมกับการอยู่อาศัยของประชาชน ซึ่งการบริหารทรัพย์สินในประเทศไทยเริ่มช้ากว่าความเป็นจริงมาก เนื่องจากหมู่บ้านจัดสรรในประเทศไทยเกิดขึ้นมานานแล้ว ส่วนคอนโดมีเนียมเป็นรูปแบบใหม่ของการอยู่อาศัยซึ่งเกิดตามมา แต่ดีกว่าที่มีการออกพระราชบัญญัติอาคารชุดเมื่อปี พ.ศ. 2522  ซึ่งเกี่ยวข้องกับการบริหาร ดูแล จัดการ  และเป็นกติกาการอยู่อาศัยร่วมกันในอาคารชุด  โดยบังคับให้ทุกอาคารชุดต้องมีการจดทะเบียน  ส่วนการบริหารจัดการหมู่บ้านจัดสรร  ยังล้าหลังกว่าคอนโดมีเนียม เพราะหมู่บ้านจัดสรรอาศัยประกาศคณะปฏิวัติ ฉบับที่ 286 เมื่อปี พ.ศ. 2515  ซึ่งให้เจ้าของโครงการเป็นผู้บริหารดูเเล ดังนั้นหมู่บ้านจัดสรรในยุคนั้นจึงบริหารจัดการหลายรูปแบบ เช่น จัดตั้งเป็นชุมชน  จัดตั้งเป็นสหกรณ์ จัดตั้งคณะกรรมการหมู่บ้าน เป็นต้น

ข้อจำกัดของหมู่บ้านจัดสรรและคอนโดมีเนียม

แต่สิ่งสำคัญสิ่งหนึ่งซึ่งเป็นข้อจำกัดที่มีมาช้านาน  ของหมู่บ้านจัดสรรและคอนโดมีเนียมทุกระดับก็คือรายรับไม่เพียงพอ เนื่องจากวัตถุประสงค์ของการจัดตั้งนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร  และนิติบุคคลอาคารชุด มีเพียงเรียกเก็บเงินมา  เพื่อจัดการดูแลรักษาทรัพย์สาธารณูปโภคและบริการสาธารณะ  ให้มีไว้ใช้ประโยชน์ร่วมกัน ไม่มีวัตถุประสงค์เพื่อประกอบกิจการหารายได้

ความสำคัญของค่าใช้จ่ายส่วนกลาง

นั่นคือการมาอยู่ร่วมกันในลักษณะหมู่บ้านจัดสรรหรือคอนโดมีเนียม จะต้องมีการเก็บค่าใช้จ่ายเพื่อใช้ในการบริหารงาน ซึ่งถือเป็นค่าใช้จ่ายร่วมกันของทุกครัวเรือน ในทางภาษากฎหมายเรียกว่า “ค่าใช้จ่ายส่วนกลาง”

ค่าใช้จ่ายส่วนกลางเป็นรายรับหลักที่สำคัญที่สุด เพื่อใช้บริหารจัดการทรัพย์สิน เช่น การซ่อมบำรุงอุปกรณ์เครื่องใช้ให้มีไว้ใช้งานจัดจ้างฝ่ายจัดการ จัดจ้างพนักงานรักษาความสะอาด จ่ายค่าประกันภัยทรัพย์ส่วนกลาง  จ่ายค่าสาธารณูปโภคต่าง ๆ อาทิ ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า เป็นต้น

ต้องจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนกลางทุกครัวเรือนหรือไม่

เมื่อเป็นเช่นนี้แล้วทุกครัวเรือนต้องชำระค่าใช้จ่ายส่วนกลางตามที่ข้อบังคับกำหนดไว้  นิติบุคคลอาคารชุดหรือหมู่บ้านจัดสรรที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลตามกฎหมายนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรฉบับใหม่แล้ว จะมีอำนาจในการบริหารจัดการทรัพย์สินของนิติบุคคลนั้นตามกฎหมาย

ช่องโหว่ของหมู่บ้านจัดสรร

แต่ในส่วนของหมู่บ้านที่มิได้ขอจัดสรร และไม่ได้จดทะเบียนตามกฎหมายจัดสรรฉบับใหม่ ยังคงบริหารงานตามเดิม ซึ่งนี่คือช่องโหว่ที่มีมานาน ท่านที่ต้องการทราบรายละเอียดของกฎหมายจัดสรรที่ดินฉบับใหม่  สามารถค้นคว้าจากหน่วยงานที่มีอยู่ เช่นสมาคมบริหารทรัพย์สินแห่งประเทศไทย  ซึ่งขณะนี้มีหมู่บ้านจัดสรรทยอยจดทะเบียน เป็นนิติบุคคลหมู่บ้านเป็นจำนวนมากแล้ว

ความคล้ายกันของอาคารชุดและหมู่บ้านจัดสรรในปัจจุบัน

จะเห็นว่าปัจจุบันการบริหารจัดการหมู่บ้านจัดสรร มีการปรับปรุงให้คล้ายกับระบบการบริหารคอนโดมีเนียมแล้วนั่นเอง  โดยมีข้อบังคับกำหนดกติกาการอยู่อาศัยเกี่ยวกับ สิทธิ หน้าที่ และบทลงโทษชัดเจนขั้น แต่ที่สำคัญที่สุดก็คือ เรืองของการกำหนดหน้าที่ต้องร่วมกันชำระค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาทรัพย์ส่วนกลาง และนี่คือประโยชน์สูงที่สุดและถือว่าเป็นความจำเป็นมากที่สุดที่ทุกหมู่บ้านต้องการ

การเริ่มต้นใช้ไอทีในการบริหารงาน

ส่วนใดที่ไอทีช่วยบริหารจัดการทรัพย์สิน

แนวคิดการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยบริหารจัดการทรัพย์สินของหมู่บ้านจัดสรรหรือคอนโดมีเนียมจะเน้นในเรื่องที่สำคัญสามประการคือ ประการแรกเพื่อช่วยในการบริหารจัดทำบัญชีและการเงินมีความถูกต้องราวเร็วขั้น ประการที่สอง เน้นในเรื่องของการจัดประชุม การตรวจนับคะแนนเสียง เนื่องจากใช้อัตราส่วนกรรมสิทธิ์เป็นคะแนนการนับด้วยมือเกิดความผิดพลาดง่ายและตรวจสอบยาก ไม่โปร่งใส ประการที่สาม เน้นในเรื่องของการบันทึกและสืบค้นข้อมูล เนื่องจากในคอนโดมีเนียมหรือหมู่บ้านจัดสรร มีข้อมูลมหาศาล และมีการซื้อขายเปลี่ยนมือกันบ่อย บางแห่งซื้อขายดีกันเป็นว่าเล่นก็มี เพราะฉะนั้นข้อมูลเหล่านี้มีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลานั่นเอง

ความจำเป็นในการใช้ซอฟต์แวร์บริหารงานทรัพย์สิน

หากจะถามว่ามีความจำเป็นเพียงใด ในการนำซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยในการบริหารงานทรัพย์สิน หมู่บ้านจัดสรรหรือคอนโดมีเนียมนั้น เหตุผลคงขึ้นอยู่กับ ความรู้ ความคิด มุมมอง ทัศนคติและรายรับ ของหมู่บ้านหรือคอนโดมีเนียมนั้น ๆ ยกตัวอย่างคอนโดมีเนียมระดับราคาถูก ส่วนใหญ่มีจำนวนห้องชุดมาก แต่จ้างพนักงานน้อย น่าจะมีซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือทำงานมากกว่าคอนโดมิเนียมขนาดเล็กที่มีห้องชุดน้อยกว่า แต่ในทางตรงข้ามคอนโดมิเนียมขนาดเล็กหลายแห่งมักจะมีราคาแพงลักษณะของผู้อยู่อาศัยก็เป็นอีกระดับ มีรายรับพร้อม และความคิด ทัศนคติ ที่ต้องการใช้ระบบซอฟต์แวร์บริหารทรัพย์สิน ที่ทันสมัย อาจมองว่าเป็นสิ่งจำเป็น

แนวคิดของคอนโดมีเนียมระดับกลาง

ความคาดหวังของคอนโดมีเนียมระดับราคาแพง

ส่วนคอนโดมีเนียมระดับราคาแพง เช่น ห้องหนึ่งราคานับล้าน ๆ บาทขึ้นไป กลุ่มนี้อาจไม่จำเป็นต้องวิเคราะห์เลย สำหรับเจ้าของผู้ที่อาศัยในคอนโดมีเนียมระดับนี้ ส่วนใหญ่คือคนที่มีฐานะร่ำรวย มีชื่อเสียง เป็นเจ้าของกิจการหรือนักธุรกิจกับคนต่างชาติ ที่ลงทุนเช่าหรือซื้อไว้ ความพอใจสูงสุดคือ ต้องการระบบการบริหารจัดการที่เป็นมาตรฐานหรือดีที่สุด ผู้บริหารจัดการทรัพย์สินที่เป็นมืออาชีพ ต้องการใช้ประโยชน์กับห้องชุดเพื่อได้ค่าเช่าหลายหมื่นบาทต่อเดือน ต้องการให้อาคารชุดมีภาพลักษณ์ชื่อเสียงที่ดี และต้องการรักษามูลค่าไว้เพื่อขายได้ในอนาคต ด้วยความคาดหวังที่กล่าวมา และมีความพร้อมด้านรายรับ คอนโดมีเนียมระดับนี้จึงมองทุกอย่างเป็นส่วนประกอบที่จำเป็น

มองต่างมุมในคอนโดมีเนียมต่างระดับราคา