เงินสด เป็นรายการทางบัญชีรายการหนึ่งที่แสดงถึงสภาพคล่องของกิจการว่ามีมากเพียงใด ผู้ประกอบการจึงควรสนใจการเปลี่ยนแปลงของเงินสดทั้งนี้เพื่อการตัดสินใจต่างๆที่เกี่ยวข้องกับเงินสดและงบกระแสเงินสดนี่เองจะแสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงของเงินสดว่าเป็นไปอย่างไรบ้าง มีสาเหตุมาจากสิ่งใด และแสดงแหล่งที่มาและแหล่งใช้ไปของเงินสดในแต่ละงวดเวลาว่าได้มาจากทางใดเป็นจำนวนเท่าใดโดยเฉพาะอย่างยิ่งจะแสดงให้ทราบถึงเงินสดที่ได้มาและใช้ไปในกิจกรรมเกี่ยวกับ การจัดหาเงินทุน การลงทุน และการดำเนินงาน

ดังนั้นงบกระแสเงินสด จึงเป็นงบการเงินของกิจการอีกงบหนึ่งที่ต้องจัดทำนอกจากงบกำไรขาดทุน (แสดงถึงผลการดำเนินงาน)  งบกำไรสะสม  และงบดุล (แสดงถึงฐานะทางการเงิน)  งบกระแสเงินสดจะเป็นส่วนหนึ่งของงบแสดงการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินที่แสดงความเคลื่อนไหวของเงินทุนในรอบระยะเวลาหนึ่งคือแสดงเกี่ยวกับเงินทุนที่ได้รับจากแหล่งต่างๆและแสดงเกี่ยวกับเงินทุนที่จ่ายออกไปเนื่องจากกิจกรรมต่างๆดังที่ได้กล่าวไว้ในตอนต้น

 แหล่งที่มาและใช้ไปของกระแสเงินสดจาก 3 กิจกรรมที่ผมได้กล่าวถึงนั้น ได้แก่ การจัดหาเงินทุน การลงทุน และการดำเนินงาน โดยแต่ละกิจกรรมจะเกี่ยวข้องกับรายการรับ-จ่ายเงินสดที่พอจะยกตัวอย่างได้ดังนี้

-กิจกรรมดำเนินงาน             

      รายการรับ    ขายสินค้า/บริการ, รับชำระหนี้จากลูกหนี้, ดอกเบี้ยรับจากเงินฝากธนาคาร

      รายการจ่าย  เงินสดจ่ายค่าซื้อสินค้า, จ่ายชำระหนี้ให้เจ้าหนี้การค้า,  ค่าใช้จ่ายดำเนินงานต่างๆ เช่น เงินเดือน   ค่าเช่าสำนักงาน, ภาษีเงินได้

-กิจกรรมลงทุน

      รายการรับ     ขายที่ดิน, อุปกรณ์สำนักงาน, เงินลงทุนระยะยาว

      รายการจ่าย   ซื้อที่ดิน, ต่อเติมอาคาร, ซื้ออุปกรณ์สำนักงาน, ซื้อเงินลงทุนระยะยาว

-กิจกรรมจัดหาเงิน

     รายการรับ      ออกจำหน่ายหุ้นทุน, หุ้นกู้, กู้ยืมเงินระยะยาวจากสถาบันการเงิน

     รายการจ่าย    จ่ายขำระหนี้เงินกู้ระยะยาว, จ่ายเงินปันผล

ทั้งนี้ งบกระแสเงินสดจะมีข้อแตกต่างจากงบเงินทุน หรืองบแสดงการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินที่แสดงให้เห็นถึงรายการเงินทุนดำเนินงานเท่านั้น ซึ่งเงินทุนดำเนินงานยังไม่แสดงความคล่องตัวชัดเจนเหมือนเงินสด เพราะในเงินทุนดำเนินงานหรือสินทรัพย์หมุนเวียนสุทธินั้น ในความหมายได้รวมถึงรายการทางบัญชีบางประเภทที่มิใช่เงินสด เช่น สินค้าคงเหลือ ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ลูกหนี้การค้า ตั๋วเงินรับและเงินทุนลงทุนระยะสั้นด้วย แต่งบกระแสเงินสดจะแสดงให้เห็นถึงกระแสเงินสดที่ได้มาและใช้ไปในกิจกรรมต่างๆรวมทั้งเงินสดที่เปลี่ยนแปลงเพิ่มขึ้นหรือลดลงอันเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินธุรกิจที่ต้องคอยติดตามดูแลเงินสดอยู่เสมอ ดังนั้นงบกระแสเงินสดจึงเป็นงบที่มีความสำคัญมากเพราะสามารถสะท้อนให้เห็นถึงการวางแผน การควบคุมและการตัดสินใจของผู้บริหารในกิจกรรมต่างๆเหล่านั้นได้ชัดเจนที่สุด

ประโยชน์ของงบกระแสเงินสด

                ประโยฃน์ของการจัดทำงบกระแสเงินสดคือเพื่อวิเคราะห์เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในอดีตเกี่ยวกับเงินสดและเพื่อการวางแผนงานในอนาคตซึ่งงบกระแสเงินสดจะแสดงให้ผู้คุณทราบว่าเงินสดจะได้รับจากทางใดบ้างในจำนวนเท่าใด

                ในการวางแผนเกี่ยวกับเงินสดผู้ประกอบการจะได้ทราบถึง ความเพียงพอของเงินสดว่ามีเพียงพอแก่ความต้องการของกิจการหรือไม่สำหรับวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น เพื่อใช้จ่ายชำระหนี้เจ้าหนี้ ธนาคาร หรือจ่ายปันผล ในบางเดือนกิจการอาจมีรายจ่ายมากกว่าเงินสดที่ได้รับ กิจการก็ต้องวางแผนหาเงินสดเพิ่มเพื่อให้เพียงพอกับรายจ่าย โดยอาจจะจำหน่ายเงินลงทุนในหลักทรัพย์ระยะสั้นหรือกู้ยืมระยะสั้นแต่หากภายหลังเงินสดรับสูงกว่าเงินสดที่จะต้องจ่าย กิจการอาจจะนำไปชำระหนี้สินและนำไปลงทุนระยะสั้น เป็นต้น

                ในบางครั้งกิจการดำเนินงานมีผลกำไรแต่ขาดความคล่องตัวในการชำระหนี้สินที่ถึงกำหนดหรือไม่สามารถจ่ายค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นได้ งบกระแสเงินสดก็จะสามารถอธิบายได้ว่ามีสาเหตุมาจากสิ่งใด หรือแม้กระทั่งคุณเคยสงสัยหรือไม่กับสิ่งเหล่านี้

-สาเหตุใดที่เงินสดของกิจการลดลงอย่างผิดปกติ

-กิจการบางกิจการดำเนินงานแล้วขาดทุนแต่ก็ยังสามารถดำเนินได้อย่างต่อเนื่องและคล่องตัว

-กิจการบางแห่งมีผลประกอบการอันเป็นกำไรจากการดำเนินงานแต่ก็ยังขาดสภาพคล่อง

    น่าแปลกครับที่บางกิจการทำกำไรได้อย่างต่อเนื่องแต่เมื่อตรวจสอบอย่างละเอียดที่ถ้วนกลับพบว่ากำไรที่ได้นั้นมิได้เป็นกำไรที่เป็นเงินสดอย่างแท้จริง แต่อาจอยู่ในรูปของ บัญชีลูกหนี้การค้า ที่ยังมิได้ทำการเก็บเงินสดแต่อย่างใด ทำให้สภาพคล่องของกิจการมีความเป็นไปได้สูงที่อาจมีปัญหาในชั่วขณะหนึ่งหากยังคงดำเนินการเช่นเดิม คือปล่อยให้มีรายการ ลูกหนี้การค้า ในอัตราที่เท่าเดิมและไม่มีการปรับปรุงประสิทธิภาพในการเรียกรับชำระหนี้จากลูกหนี้

                ผู้ประกอบการยังต้องคำนึงถึงแหล่งที่มาและแหล่งใช้ไปของเงินทุนว่าเหมาะสมหรือไม่เพียงใด กล่าวคือ การได้มาของเงินสดจากแหล่งเงินทุนถาวรควรนำไปใช้ในการลงทุนถาวรมากกว่านำไปใช้ลงทุนระยะสั้นและในทำนองเดียวกันเงินสดจากแหล่งเงินทุนระยะสั้นก็ควรนำไปลงทุนระยะสั้น (ดูรายการรับ-จ่าย ที่ได้ยกตัวอย่างไว้ก่อนหน้านี้)  ทั้งนี้เพื่อความเหมาะสมและวัตถุประสงค์การใช้เงินในแต่ละกิจกรรมของกิจการ อาจจะตั้งคำถามเบื้องต้นกับตัวเองก่อนก็ได้ครับว่าเงินสดที่คุณกำลังจะใช้ได้คำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้หรือยัง

1.กิจการได้ใช้เงินสดเพื่อสิ่งใด

2.สาเหตุของการใช้เงินสด

3.เงินสดที่ใช้ไปกิจการได้มาจากแหล่งที่เหมาะสมหรือไม่

4.การใช้เงินสดดังกล่าวจะมีผลต่อกำไรและความเสี่ยงภัยทางการเงินอย่างไร

           เป็นคำถามพื้นฐานเบื้องต้นที่ผู้ประกอบการต้องตอบตัวเองให้ได้ ซึ่งหากไม่สามารถที่จะตอบคำถามเหล่านี้ได้แล้วล่ะก็ไม่แน่เหมือนกันว่า การดำเนินและใช้จ่ายเงินสดของคุณในอนาคต  ในวันหนึ่งวันใดอาจจำต้องประสบปัญหาเรื่องของสภาพคล่องในที่สุดถึงแม้ว่าจะมีผลกำไรจากการดำเนินงานก็ตามเนื่องจากไม่ทราบที่มาที่ไปของการใช้เงินทำให้ไม่สามารถวางแผนได้ล่วงหน้า

            งบกระแสเงินสดในทางปฏิบัติสามารถจัดทำได้ 2 วิธี คือวิธีทางตรง และวิธีทางอ้อม ซึ่งผมเองคงไม่กล่าวถึงวิธีการจัดทำไว้ ณ ที่นี่เพราะเชื่อว่าน่าจะเป็นหน้าที่ของผู้จัดทำบัญชีของกิจการที่จะเป็นผู้ดูแลเรื่องดังกล่าว ส่วนคุณเองในฐานะผู้ประกอบการหรือเจ้าของกิจการก็เพียงแต่เข้าใจและสาเหตุที่ต้องจัดทำอยางที่ผมได้กล่าวมาทั้งหมดก็เพียงพอแล้วในระดับหนึ่ง เว้นแต่หากคุณต้องการทราบถึงวิธีการจัดทำอย่างแท้จริง ผู้จัดทำบัญชีของคุณจะเป็นคนให้คำตอบได้เป็นอย่างดี

ตัวอย่างงบกระแสเงินสด (วิธีทางตรง)

บริษัท เอสเอ็มอี ไทยแลนด์ จำกัด

งบกระแสเงินสด

สำหรับงวด 1 ปี สิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม 2551

กระแสเงินกิจกรรมดำเนินงาน

                เงินสดรับจากการขายสินค้า                                                                                                100,000

                เงินสดจ่ายค่าซื้อสินค้า                                                                                                         (25,000)

                เงินสดจ่ายค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน                                                                               (10,000)

                เงินสดจ่ายค่าภาษี                                                                                                                (5,000)

       เงินสดสุทธิจากกกิจกรรมดำเนินงาน                                                                                                                           60,000

กระแสเงินสดจากกิจกรรมลงทุน

                เงินสดรับจากการขายอุปกรณ์สำนักงาน                                                                           300,000

                เงินสดรับจากการขายเงินลงทุนระยะยาว                                                                          50,000

                เงินสดจ่ายจากการซื้อที่ดิน                                                                                  (250,000)

เงินสดจ่ายจากการต่อเติมอาคาร                                                                                        (150,000)

      เงินสดสุทธิจากกิจกรรมลงทุน                                                                                                                                       (50,000)

กระแสเงินสดจากกิจกรรมจัดหาเงิน

                เงินสดรับจากการออกจำหน่ายหุ้นทุนของกิจการ                                                              400,000

                เงินสดรับจากการกู้ยืมเงิน                                                                                    100,000

                เงินสดจ่ายเงินปันผล                                                                                                             (80,000)

                เงินสดจ่ายขำระหนี้เงินกู้                                                                                                      (120,000)

      เงินสดสุทธิจากกิจกรรมจัดหาเงิน                                                                                                                 300,000

เงินสดเพิ่มขึ้น(ลดลง)สุทธิ                                                                                                                                    310,000

เงินสด ณ วันต้นงวด                                                                                                                                                             100,000

เงินสด ณ วันสิ้นงวด                                                                                                                                                             410,000