การทำบัญชีถือเป็นหัวใจของการทำธุรกิจ เพราะถ้าปราศจากการจัดทำบัญชีที่ดีแล้วธุรกิจของคุณอาจต้องประสบปัญหาต่างๆ ไปจนถึงปิดฉากลงเลยก็ว่าได้ ในทางตรงกันข้ามถ้ามีการจัดการด้านบัญชีที่ดีนอกจากธุรกิจของคุณจะไปรอดแล้ว ผลการวิเคราะห์บัญชียังอาจช่วยอุดรอยรั่วต่างๆ และพัฒนากิจการของคุณให้ดียิ่งขึ้นได้อีกด้วย

ตามธุรกิจขนาดใหญ่มักจะมีการว่าจ้างพนักงานทำบัญชี ซึ่งมีทั้งที่เป็นพนักงานประจำและพนักงานที่จ้างมาจากสำนักงานบัญชีอิสระอยู่แล้ว แต่ในธุรกิจ SMEs หลายๆแห่งของไทยกลับไม่ค่อยให้ความสำคัญกับการจัดทำบัญชีเท่าที่ควร มักจะไปเน้นเรื่องการสร้างสรรค์ผลงาน หรือนวัตกรรมใหม่ที่ยังจับต้องไม่ได้มากกว่า ตรงกันข้ามกับ SMEs ต่างชาติซึ่งจะมุ่งเน้นเรื่องต่างๆที่ดูเป็นรูปธรรม อย่างตัวเลขการประมาณการด้านกำไร ขาดทุน ฯลฯ ซึ่งส่งผลให้ SMEs ไทยขาดความน่าเชื่อถือไปโดยปริยาย

หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ทำธุรกิจ SMEs หรือธุรกิจอื่นๆที่กำลังประสบปัญหาดังกล่าวและต้องการแก้ไข คุณก็ต้องเริ่มต้นจากการจัดทำบัญชีโดยการจ้างสำนักงานบัญชีมาช่วยดูแลหรือจัดทำบัญชีด้วยตนเอง ซึ่งทั้งสองแบบนั้นต่างก็มีข้อดีข้อเสียต่างกันออกไป

ถ้าคุณเลือกที่จะจ้างสำนักงานมาทำบัญชีให้ ข้อดีประการแรกก็คือประหยัดเวลา เพราะการที่คุณเลือกจะเป็นเจ้าของกิจการนั้นหมายความว่าคุณต้องถนัดเรื่องการสรรค์สร้างผลิตภัณฑ์ หรือบริการให้มีประสิทธิภาพมากกว่าการทำบัญชีอย่างแน่นอน ดังนั้นการจ้างสำนักงานบัญชีมาจัดการเรื่องบัญชีให้จึงเป็นประโยชน์มากเมื่อเทียบกับการที่คุณต้องเสียเวลาไปกับการเรียนรู้และทำบัญชีด้วยตนเอง นอกจากนี้คุณยังไม่ต้องไปเดินเรื่องกับหน่วยงานของรัฐบาลอย่างกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และสรรพากรด้วยตนเองให้วุ่นวานอีกด้วย

ข้อดีประการต่อมาก็คือบริษัทที่รับจัดทำบัญชีมักจะมีการอัพเดทข้อมูลภาษี หรือกฎหมายต่างๆ รวมไปถึงการจัดซื้อจัดหาซอฟท์แวร์ใหม่ๆที่เอื้อต่อการทำบัญชีในแบบต่างๆมาอำนวยสะดวกในการทำบัญชีอยู่เสมอ จึงทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาหาข้อมูลต่างๆ รวมไปถึงเรียนรู้การทำงานกับซอฟต์แวร์ด้วยตัวเอง ทั้งยังประหยัดค่าใช้จ่ายในการหาซื้อซอฟต์แวร์อีกด้วย

ผลพลอยได้อีกอย่างจากการจ้างสำนักงานบัญชีก็คือประสบการณ์ในการทำงานที่มากกว่า เพราะส่วนใหญ่ผู้ที่มาเปิดสำนักงานบัญชี มักเป็นผู้ที่เคยทำงานเป็นเจ้าหน้าที่ หรือสมุห์บัญชีในบริษัทต่างๆมาก่อน การคลุกคลีกับบัญชีต่างๆมาอย่างยาวนานจึงทำให้สำนักงานเหล่านั้นสามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ทันท่วงที ทั้งยังสามารถช่วยเหลือคุณในการให้คำปรึกษาและวิเคราะห์สถิติที่ระบุไว้ในงบบัญชีต่างๆ ที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับคุณในการเอาไปแก้ปัญหาและพัฒนาธุรกิจต่อไปได้

แต่การจ้างบริษัททำบัญชีก็ใช่ว่าจะมีแต่ข้อดีเสมอไป เพราะนอกจากคุณต้องเสียค่าใช้ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมแล้ว คุณยังไม่อาจแน่ใจได้ว่าสำนักงานบัญชีของคุณนั้นเชื่อถือได้มากแค่ไหน เพราะสำนักงานบัญชีหัวหมอบางรายอาจใช้ความรู้เท่าไม่ถึงการณ์ของคุณไปสร้างผลประโยชน์เพิ่มเติมให้กับตนเอง เช่น ถ้าไม่โดนขโมยความลับไปขายคู่แข่ง คุณก็อาจจะถูกหลอก เช่น ให้ชำระค่าภาษีเป็นเงินสด ไม่ยอมให้โอนเข้าบัญชีธนาคาร หรือไม่มีใบเสร็จรับเงินจากสรรพากรหรือประกันสังคมคืนให้คุณเมื่อไปชำระเงินมาแล้ว เป็นต้น 

นอกจากนี้ยังมีสิ่งที่คุณอาจไม่เคยรู้มาก่อนก็คือ จริงๆแล้วสำนักงานบัญชีก็เป็นเสมือนที่ลองสนามของเจ้าหน้าที่บัญชีจบใหม่ที่ต้องการสะสมประสบการณ์ ซึ่งพอพวกเขาเหล่านี้เก็บเกี่ยววิชาความรู้ได้พอสมควรแล้วก็มักจะลาออกไปตั้งสำนักงานของตนเองหรือสังกัดตามบริษัทใหญ่ๆที่ต้องรับผิดชอบเพียงบัญชีเดียวแทน เพราะสำนักงานบัญชีมักให้ค่าแรงต่ำทั้งที่พนักงานคนเดียวจะต้องรับผิดชอบบัญชีของหลายบริษัท ดังนั้นถึงแม้ว่าเจ้าของสำนักงานที่คุณจ้างจะมีประสบการณ์ทำงานมากตามที่โฆษณาไว้จริง แต่คุณจะรู้ได้ยังไงว่าเขาเป็นคนทำบัญชีให้คุณด้วยตนเอง และไม่แน่ว่าบางทีบัญชีของคุณอาจไม่ต่างจากเครื่องมือลองสนามของเด็กจบใหม่ แถมหน้าตาของบัญชีในแต่ละปีก็อาจจะไม่เหมือนกันเพราะเปลี่ยนคนทำอยู่เรื่อยๆก็ได้ ทำให้สุดท้ายคุณต้องเป็นฝ่ายไปสรรพากรเพื่อจัดการกับปัญหาความผิดพลาดที่เกิดขึ้นเอง

หากคุณอ่านมาถึงตรงนี้แล้วเกิดท้อกับปัญหาที่ตามมาจากการจ้างสำนักงานบัญชี คุณอาจจะพิจารณาอีกทางเลือกหนึ่ง คือ การเลือกทำบัญชีด้วยตนเองก็ได้ ซึ่งถ้าเกิดธุรกิจของคุณไม่ได้มีขนาดใหญ่ และไม่ได้มีรายได้จากหลายทาง ทั้งคุณพอจะมีความรู้ทางบัญชีอยู่บ้าง คุณก็อาจจะจัดทำบัญชีด้วยตนเองจากโปรแกรมพื้นฐานอย่าง Excel หรือเรียนรู้โปรแกรมจัดทำบัญชีซึ่งมีจำหน่ายทั่วไปอย่าง Formula ก็ได้

ข้อดีหลักๆของการจัดทำบัญชีด้วยตนเองก็คือ ถ้าคุณไม่นับว่าการนั่งทำบัญชีเป็นเรื่องที่เหลือบ่ากว่าแรง คุณก็จะสามารถประหยัดงบประมาณในการจ้างพนักงานบัญชีต่อปีไปได้มากทีเดียว ทั้งคุณยังไม่ต้องเสียเวลาสืบประวัติการทำงานของสำนักงานว่ามีความหน้าเชื่อถือหรือไม่อีกด้วย ที่สำคัญที่สุด คือ หากคุณตัดสินใจทำบัญชีด้วยตนเองคุณก็จะสามารถป้องกันปัญหาเรื่องความไม่ซื่อสัตย์ต่างๆได้ เพราะคุณจะมีโอกาสตรวจสอบขั้นตอนและกระบวนการต่างๆด้วยตนเอง ไม่ผ่านการคัดกรองหรือกินนอกกินในจากผู้ใด แถมคุณยังแน่ใจได้อีกด้วยว่าความลับต่างๆโดยเฉพาะความลับทางบัญชีในบริษัทของคุณจะไม่มีทางรั่วไหลไปถึงหูของบริษัทคู่แข่งอย่างแน่นอน

นอกเหนือจากนั้นการที่คุณได้ใช้เวลาพินิจพิเคราะห์รายการบัญชีของกิจการด้วยตนเองอยู่เสมอ ยังทำให้คุณซึ่งน่าจะเข้าใจลักษณะกิจการของตนเองดีที่สุดสามารถเล็งเห็นจุดบกพร่องต่างๆที่จะนำไปสู่ปัญหาใหญ่ก่อนคนทั่วไป หรือแม้แต่นักการบัญชีที่อาจมองข้ามเพราะคิดว่าไม่สำคัญ (แต่คุณกลับมองว่ามันเป็นไปได้) และทำให้คุณสามารถนำจุดนั้นไปปรับปรุงก่อนที่จะเกิดปัญหาได้อย่างทันเวลาอีกด้วย

แต่การทำบัญชีด้วยตนเองนั้น ก็มีข้อเสียเหมือนกัน เพราะนอกจากจะต้องดำเนินการกับหน่วยงานต่างๆด้วยตนเองซึ่งไม่สะดวกสบายเหมือนการจ้างบริษัทบัญชีแล้ว ถ้าคุณเกิดไม่มีความรู้มาก่อนคุณก็จำเป็นที่จะต้องสละเวลามาเรียนรู้เรื่องเกี่ยวกับบัญชี ไปจนถึงขั้นตอนในการใช้ซอฟต์แวร์ปฏิบัติด้วยตนเองแทนที่จะเอาเวลาดังกล่าวไปคิดหาวิธีพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการให้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้ถึงคุณทำบัญชีได้ แต่ถ้าคุณไม่มีใบอนุญาตสำหรับผู้สอบบัญชี คุณก็จำเป็นต้องไปหาสำนักงานบัญชี เพื่อให้ทำการตรวจสอบและเซ็นต์รับรองให้ในภายหลัง ซึ่งนอกจากคุณจะเสียเวลาสองต่อแล้ว สุดท้ายคุณก็ต้องจ่ายเงินให้กับสำนักงานบัญชีเป็นค่าตรวจอยู่ดี เข้าทำนองว่าเสียน้อยเสียยาก เสียมากเสียง่าย

เห็นได้ชัดว่าไม่ว่าจะเป็นการจ้างบริษัทบัญชี หรือการเลือกทำบัญชีด้วยตนเองนั้นต่างก็มีประโยชน์มากไม่แพ้กันแต่ในขณะเดียวกันข้อเสียของทั้งสองวิธีก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรละเลย ดังนั้นคุณต้องเลือกชั่งน้ำหนักข้อดีข้อเสียของมันและเทียบดูว่าแบบไหนจะเหมาะสมกับกิจการของคุณมากที่สุด