การจัดทำงบการเงินของกิจการนั้น ก่อนที่จะออกมาเป็นงบการเงินนั้นจะต้องมีเอกสารหลักฐานทางการค้าแล้วนำมาบันทึกในสมุดบัญชีต่างๆ แล้วผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทเสร็จแล้วเก็บงบทดลองเพื่อพิสูจน์ ความถูกต้องในการบันทึกบัญชี แล้วจึงจะจัดทำงบการเงินของกิจการ ปัญหาของกิจการที่ต้องใช้ความระมัดระวังก็คือ งบการเงินจะไม่น่าเชื่อถือหรือไม่ถูกต้องได้เลย หากระบบเอกสารที่ใช้ประกอบการบันทึกบัญชีไม่เป็นไปตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ซึ่งเป็นกฎหมายบัญชีที่ได้กำหนดให้มีเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ดังนี้ 

      เอกสารประกอบการลงบัญชี หมายถึง บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแยกออกได้เป็น 3 ประเภท คือ 
      1. เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก 
      2. เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก 
      3. เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการ การลงรายการในบัญชีต้องใช้เอกสาร ข้อ 1 หรือ ข้อ 2 แล้วแต่กรณีก่อน เว้นแต่ไม่มีเอกสารดังกล่าวจึงให้ใช้เอกสารข้อที่ 3

เอกสารประกอบการลงบัญชีทุกประเภทต้องมีรายการดังนี้ 
      1. ชื่อ หรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสาร 
      2. ชื่อของเอกสาร 
      3. เลขที่ของเอกสาร และเล่มที่ (ถ้ามี) 
      4. วัน เดือน ปีที่ออกเอกสาร 
      5. จำนวนเงินรวม 

          เอกสารประกอบการลงบัญชีจะเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่จะทำให้เชื่อถือได้ว่า มีรายการค้าต่างๆ เกิดขึ้นจริง ในการประกอบธุรกิจ อย่างไรก็ดีตามหลักการบัญชีได้กำหนดไว้แต่เพียงว่า เมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้นให้นำไปบันทึกบัญชีเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงข้อมูลทางบัญชีที่กิจการได้มีการประกอบธุรกิจ แต่ทางประมาลรัษฎากรได้กำหนดหลักเกณฑ์เงื่อนไขของเอกสารที่ใช้ประกอบการบันทึกบัญชีเอาไว้ในมาตรา 65 ตรี (9) (13) (18) ดังนี้ (9) รายจ่ายซึ่งกำหนดขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริง หรือรายจ่ายซึ่งควรจะได้จ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีอื่น เว้นแต่ในกรณีที่ไม่สามารถจะลงจ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีใดก็อาจลงจ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีที่ถัดไปได้ (13)รายจ่ายซึ่งมิใช่รายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ (18) รายจ่ายซึ่งผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ
 
          จากเงื่อนไขในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลในเรื่องของเอกสารหลักฐานประกอบการคำนวณกำไรสุทธิจะพิจารณาได้ดังนี้ 
            1. รายจ่ายซึ่งกำหนดขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริง 
            2. รายจ่ายซึ่งควรจะได้จ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีอื่น 
            3. รายจ่ายซึ่งมิใช่รายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ 
            4. รายจ่ายซึ่งผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ

ที่มา : prasitwiset.is.in.th