gototop
Home » หลักการบัญชี และภาษี » ความทันสมัยในงานบัญชี : จากการทำบัญชีด้วยมือ ไปสู่การทำบัญชีด้วยระบบคอมพิวเตอร์

การบริหาร/ความรู้ทั่วไป

Web Design by Softbiz+


ว็บนี้ สร้างด้วย Joomla! 1.5 โดย ทีมงานซอฟท์บิส+ update11.11.2014

 
ความทันสมัยในงานบัญชี : จากการทำบัญชีด้วยมือ ไปสู่การทำบัญชีด้วยระบบคอมพิวเตอร์

บุตรี บุญโรจน์พงศ์
มหาวิทยาลัยหาดใหญ

             ในอดีต ที่ผ่านมาความเจริญทางด้านวัตถุและเทคโนโลยียังมีไม่มาก จึงทำให้การทำงาน ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับแรงงานมนุษย์ ต่อมามนุษย์ได้มีพัฒนาการในทุกๆ ด้าน ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางสังคมอย่างมากมายและเกิดความเจริญก้าวหน้าทาง เทคโนโลยีสมัยใหม่ นอกจากนั้นยังเกิดการขยายตัวขององค์การต่าง ๆ ทั้งภาครัฐและภาคเอกชน สิ่งเหล่านี้ก่อให้เกิดการผลิตวัตถุและเครื่องมือเครื่องจักรต่างๆขึ้นมาใช้ งานแทนแรงงานของมนุษย์และก่อให้เกิดความต้องการเครื่องมือที่จะนำมาช่วยใน การเพิ่มผลผลิต ช่วยในการลดต้นทุน ช่วยเก็บรักษาข้อมูล ช่วยในการประมวลผลข้อมูลที่ดี และสามารถใช้เครื่องมือนั้นในการวิเคราะห์งานขององค์การต่าง ๆ ซึ่งนับวันจะเจริญเติบโตและมีความซับซ้อนมากขึ้นก่อให้เกิดผลกำไรสูงขึ้น

             คอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมือชนิดหนึ่งที่ถูกผลิตขึ้นมา เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระของมนุษย์ และปัจจุบันคอมพิวเตอร์ได้กลายเป็นสิ่งสำคัญในชีวิตประจำวันของมนุษย์และ ธุรกิจต่าง ๆ โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องมีการจัดเก็บข้อมูลปริมาณมาก ๆ และธุรกิจที่ต้องการความถูกต้องแม่นยำในการตัดสินใจและดำเนินงาน ในอดีตการจัดทำบัญชีจะถูกจัดทำโดยนักบัญชี รูปแบบการจัดทำบัญชีเป็นการจัดทำด้วยมือ ผู้ทำบัญชีจะทำการบันทึกรายการค้าลงในสมุดบัญชี รวมถึงการจัดทำบัญชีแยกประเภทด้วยตนเองก่อนที่จะออกมาเป็นรายงานทางการเงิน ของกิจการ ปัญหาที่เกิดขึ้น คือ บางครั้งพบข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี และหรือเกิดความล่าช้าในการเสนองบการเงิน คอมพิวเตอร์จึงเข้าไปมีบทบาทเป็นส่วนใหญ่ เมื่อพูดถึงข้อดีของการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี สามารถเปรียบเทียบได้ดังนี้

การทำบัญชีด้วยมือ
การทำบัญชีด้วยระบบคอมพิวเตอร์
ประโยชน์ที่ได้รับจาก
การทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์
1. ต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก 1. ไม่ต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก 1. ประหยัดค่าใช้จ่าย
2. บุคลากรมีโอกาสเหนื่อยล้า ทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย 2. คอมพิวเตอร์ทำงานได้แม่นยำรวดเร็วและถูกต้อง 2. ประหยัดเวลา ได้งานที่รวดเร็วและถูกต้อง
3. ลายมือไม่สม่ำเสมอ ทำให้มีโอกาสผิดพลาดโดยเฉพาะทางตัวเลข 3. คอมพิวเตอร์ไม่สับสนเรื่องตัวเลขและข้อความ เก็บข้อมูลได้มากตามเนื้อที่ 3. แสดงรายงานได้รวดเร็ว อ่านง่าย และชัดเจน
4. ขั้นตอนในการผ่านบัญชีทำให้มีโอกาสผิดพลาดสูง ทำให้งบทดลองไม่เท่ากันการแก้ไขตัวเลขยุ่งยาก
และเสียเวลาเนื่องจากต้องตรวจสอบตัวเลขย้อนหลัง
4. ขณะทำรายการ ถ้าจำนวนเงินด้านเดบิตและเครดิตไม่เท่ากันโปรแกรมจะไม่บันทึกให้ การแก้ไขตัวเลขโปรแกรมจะแก้ไขตัวเลขปัจจุบันให้ทันที 4. การผ่านบัญชีทำได้โดยอัตโนมัติ และไม่เสียเวลาในการแก้ไขตัวเลขเป็นปัจจุบันตลอดเวลา
5.ต้องลงรายการให้ครบทุกรายการก่อนจึงจะสามารถออกรายงานต่างๆได้ การออกรายงานภาษีซื้อขายต้องตรวจสอบให้ถูกต้อง 5. สามารถออกรายงานได้ทันทีทั้งรายงานปัจจุบัน และรายงานย้อนหลังก็ได้ 5.ทันต่อการส่งรายงานให้หัวหน้างานทันต่อการส่งให้กรมสรรพากร กรณีที่เป็นรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม มิฉะนั้นอาจเสียเบี้ยปรับ
6. ต้องบันทึกยอดยกมาก่อน จึงจะมาบันทึกรายการรายวันได้ 6. บันทึกรายวันได้ โดยไม่ต้องรอยอดยกมา เพราะยอดยกมาสามารถบันทึกทีหลังได้ 6. ไม่เสียเวลารอคอยยอดยกมา ในกรณีที่ปิดบัญชีไม่ได้
7. งบการเงินล่าช้า ไม่ทันต่อเหตุการณ์ไม่ทันต่อความต้องการของฝ่ายบริหาร 7. สามารถขอดูงบการเงินได้ทันทีที่มีข้อมูลหลัก และข้อมูลรายวันทันต่อความต้องการของผู้บริหาร 7. ได้รูปแบบงบการเงินตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน
8. การเปรียบเทียบตัวเลขหรือข้อมูลย้อนหลังทำได้ยุ่งยาก หากการเก็บเอกสารไม่ดีพอ 8. สามารถเปรียบเทียบข้อมูลย้อนหลังได้ถึง 5 ปี ทั้งข้อมูลจริงและงบประมาณ 8. เป็นประโยชน์ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ซึ่งมีผลกระทบต่อผลกำไรของกิจการ
9. ไม่สามารถกำหนดรหัสผ่านในการทำบัญชีได้ 9. สามารถกำหนดรหัสผ่านของแต่ละบุคคลได้ไม่จำกัดจำนวน 9. ทำให้เกิดความปลอดภัยต่อข้อมูล และทำให้ความลับของกิจการไม่รั่วไหล
10. ต้องเสียเวลาในการนำข้อมูลสร้างกราฟ 10.สามารถโอนข้อมูลในส่วนของกระดาษทำการและงบทดลองไปยังโปรแกรมเพื่อสร้างกราฟได้ 10. ทำให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้ง่าย

 

            ในภาวะที่มีการแข่งขันกันอย่างรุนแรงเช่นปัจจุบัน ความสามารถในการแข่งขันอย่างหนึ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประกอบ ธุรกิจ คือ ระบบบัญชีที่รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ ระบบบัญชีจึงเป็นระบบหนึ่งที่ต้องได้รับการพัฒนาอย่างเร่งด่วน เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการและความจำเป็นขององค์กร ดังนั้น รูปแบบการจัดทำบัญชีจึงได้มีการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงไปโดยมีการนำระบบ คอมพิวเตอร์และระบบโปรแกรมบัญชีมาประยุกต์ใช้กับงานบัญชี เพื่อช่วยให้ ข้อมูลที่ผู้บริหารได้รับมีความถูกต้องและเชื่อถือได้ รวมทั้งรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์และนำไปใช้ในการตัดสินใจด้านต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งแหล่งที่มาของซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์มีที่มาจาก 3 แหล่งด้วยกัน คือ
                          1. พัฒนาขึ้นเอง
                          2. ว่าจ้างบริษัทผู้พัฒนาซอฟต์แวร์จากภายนอก
                          3. จัดหาโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป

             การเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับองค์กรธุรกิจ จึงนับว่ามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลในด้าน งานบัญชี เพราะการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่ผิดพลาดหรือไม่เหมาะสม อาจหมายถึงความสูญเสียทั้งเงินและเวลา รวมทั้งอาจเกิดความผิดพลาดต่อการตัดสินใจของผู้บริหารและส่งผลให้เกิดความ ผิดพลาดต่อการบริหาร ในการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีจึงต้องพิจารณาถึงความเหมาะสมและความสามารถในการ ตอบสนองได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ รองรับความต้องการใช้ข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความถูกต้องเชื่อถือได้ และเพิ่มประสิทธิภาพงานด้านบัญชีได้อย่างแท้จริง ตลอดจนมีระบบควบคุม ตรวจสอบได้ง่ายและป้องกันความผิดพลาดได้ เมื่อเล็งเห็นถึงความสำคัญและประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับเมื่อมีการนำระบบ คอมพิวเตอร์มาใช้ในงานบัญชีแล้ว ปัญหาสำหรับธุรกิจ คือ จะทราบได้อย่างไรว่า โปรแกรมบัญชีแบบไหนถึงจะเหมาะสมกับธุรกิจของเราๆท่านๆที่สุด (เรื่องนี้ไม่ยากหรอกนะคะ ไว้คราวหน้าถ้ามีโอกาสเจอกันอีก จะได้นำมาฝากท่านผู้อ่าน)

ที่มา  http://www.hu.ac.th/academic/article/Ac/ModernInAccount.html