การทำธุรกิจในปัจจุบัน มักจะมีการขายเครดิต นั่นก็คือ ขายของออกไปก่อน แล้วเก็บเงินทีหลัง ซึ่งโดยทั่วไป เครดิตมักจะอยู่ที่ 30 วัน แต่สำหรับกิจการขนาดใหญ่ที่มีอำนาจต่อรองสูง มักจะสามารถมีเครดิตมากกว่านั้นได้ ซึ่งก็แล้วแต่ประเภทของธุรกิจ รวมไปถึงสภาพการณ์ในเวลานั้นๆอีกด้วย
ในส่วนของทางบัญชี เมื่อมีการส่งของไปแล้ว ให้ถือว่ารายได้ได้เกิดขึ้นแล้ว เพราะถือว่าผลประโยชน์ และความเสี่ยงที่สินค้าจะเสียหายได้ถูกถ่ายโอนไปที่ลูกค้าแล้ส ดังนั้น แม้ว่าจะยังไม่ได้รับเงิน บริษัทจะต้องรับรู้รายได้ที่เกิดจากสินค้านั้นเสียก่อน ซึ่งในกรณีที่ยังเก็บเงินไม่ได้ เราจะลงบัญชีที่เรียกว่า “ลูกหนี้การค้า”
“ลูกหนี้การค้า” ซึ่งมีชื่อภาษาอังกฤษว่า Accounts Receivable, Trade Receivable หรือเรียกสั้นๆ ว่า A/R คือ ลูกหนี้ที่เกิดจากการดำเนินงานของลูกค้า ซึ่งอาจจะเป็นการขายสินค้า หรือการให้บริการ ซึ่งถือรายได้เกิดขึ้นแล้ว และบริษัทคาดว่าจะได้รับเงินก้อนนี้ในอนาคต การขายในลักษณะนี้ คล้ายกับ “การขายเชื่อ” ของร้านโชห่วย ในสมัยก่อนนั่นเอง คือลูกค้ามาซื้อของไป แล้วมาจ่ายเงินวันหลัง
เมื่อบริษัทมีบัญชีลูกหนี้ ก็จำเป็นต้องมีการบริหารลูกหนี้ ซึ่งบริษัทควรจะทำ ageing หรือการวิเคราะห์อายุลูกหนี้การค้า เพราะโดยทั่วไป ยิ่งลูกค้าจ่ายเงินช้า ความเป็นไปได้ที่จะสามารถเก็บเงินได้ก็ยิ่งลดลง ซึ่งการวิคราะห์ลูกหนี้ เป็นเครื่องมือในการช่วยทำให้การบริหารมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ยกตัวอย่างเช่น บริษัท XYZ มีลูกค้าอยู่ด้วยกัน 3 แห่ง คือ บริษัท A บริษัท B และ บริษัท C
1. บริษัท A มีลูกหนี้คงค้างทั้งสิ้น 300,000 บาท เป็นสินค้าที่เพิ่งสั่งไปยังไม่ถึงกำหนดชำระเงิน 15,000 บาท ส่วนที่เหลือเลยกำหนดชำระไปแล้ว โดยแบ่งได้เป็น 3 ก้อน
- ก้อนแรกเพิ่งเลยกำหนดชำระไปไม่เกิน 30 วัน มีมูลค่า 90,000 บาท
- ก้อนที่สองเลยกำหนดไปแล้ว 30 วันแต่ไม่เกิน 60 วันมีมูลค่า 110,000 บาท
- ส่วนก้อนสุดท้ายเลยกำหนดชำระไปแล้ว 2 เดือน มีมูลค่า 85,000 บาท
- ก้อนแรกเลยกำหนดชำระไปแล้วไม่เกิน 30 วัน มีมูลค่า 27,000 บาท
- ก้อนที่สองเลยกำหนดไปแล้ว 30 วัน แต่ไม่เกิน 60 วัน มีมูลค่า 3,000 บาท
3. บริษัท C มีลูกหนี้ 7,000 บาท และยังไม่ถึงกำหนดชำระเงิน
เมื่อนำมาทำการวิเคราะห์อายุลูกหนี้ จะออกมาในลักษณะนี้
| ลูกค้า | ยอดรวม | ยังไม่ครบกำหนดชำระ | 1-30 วัน | 31-60 วัน | มากกว่า 61 วัน |
| บริษัท A | 300,000 | 15,000 | 90,000 | 110,000 | 85,000 |
| บริษัท B | 50,000 | 20,000 | 27,000 | 3,000 | - |
| บริษัท C | 7,000 | 7,000 | - | - | - |
| ยอดรวม | 357,000 | 42,000 | 117,000 | 113,000 | 85,000 |
สังเกตได้ว่าเราจะเห็นภาพรวมของยอดลูกหนี้ได้ดีมากขึ้น ซึ่งทำให้เราวิเคราะห์ได้ว่าบริษัท A มียอดลูกหนี้สูงสุด และเป็นยอดที่ค้างนาน เป็นไปได้ว่าอาจจะไม่สามารถเก็บเงินจากบริษัท A ได้ ทำให้บริษัท XYZ ต้องทบทวนการให้เครดิต และการขายสินค้าให้บริษัท A มากขึ้น เพราะโดยทั่วไป ยิ่งลูกหนี้คงค้างนานเท่าไร ก็จะยิ่งมีโอกาสได้รับเงินน้อยลงเท่านั้น หากเราขายให้บริษัท A ต่อไป ก็มีความเป็นไปได้ว่าอาจจะไม่ได้รับเงินจากบริษัท A เลย
ในขณะที่บริษัท B ก็น่าเป็นห่วงเช่นกัน แต่ว่าไม่มีลูกหนี้ที่คงค้างเกิน 2 เดือน อาจจะเป็นไปได้ว่า เพิ่งขาดสภาพคล่อง แต่ยังมีศักยภาพในการหมุนเงินอยู่ ซึ่งไม่น่าห่วงเท่าไร ส่วนบริษัท C ไม่มีลูกหนี้คงค้างเกินกำหนด จัดเป็นลูกค้าที่ไม่ปัญหาด้านเครดิต
สำหรับลูกหนี้ที่มีแนวโน้มว่าไม่สามารถเก็บเงินได้อย่างบริษัท A อาจจะเกิดได้จากหลายสาเหตุ เช่น บริษัทนั้นล้มละลาย หรือมีการปิดกิจการหนี้ ในทางบัญชี บริษัทต้องมีการล้าง (write-off) บัญชีลูกหนี้ออกไป
แต่สำหรับลูกค้าที่ไม่มีเงินสดจ่ายลูกหนี้ แต่ยังคงดำเนินกิจการ และพยายามหาทางจ่ายเงินอยู่ บริษัทก็สามารถบริหารลูกหนี้ได้ด้วยวิธีต่างๆ ซึ่งนี่เป็นเพียง 4 วิธีเท่านั้น ซึ่งในความเป็นจริงบริษัทอาจมีทางเลือกอื่นมากกว่านี้ก็ได้
ในฐานะเจ้าหนี้แล้ว บริษัทย่อมมีความสามารถในการต่อรองกับลูกค้า ซึ่งสามารถต่อรองให้การเก็บเงินเป็นไปได้ในหลายรูปแบบ เช่น การชำระหนี้เป็นงวด หรือการจำกัดการขายสินค้า หากไม่ชำระหนี้ ซึ่งการกระทำเหล่านี้ นอกจากจะเป็นการช่วยลูกหนี้ เรายังสามารถรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าไว้ได้ด้วย
โดยทั่วไปแล้ว กรณีนี้ บริษัทมักจะขาดสภาพคล่องแล้ว กล่าวอีกนับหนึ่งคือ ไม่มีเงินสดเพียงพอที่จะจ่ายผู้ขายสินค้า (Supplier) แล้ว แต่ยังมีสินค้าของตัวเอง ซึ่งสามารถนำไปขายต่อได้ เมื่อทางบริษัทได้สินค้าของลูกหนี้ ก็สามารถนำไปขายทอดตลาดได้ ซึ่งอย่างน้อย ก็ทำให้หนี้นั้น ไม่กลายเป็นหนี้สูญ และหากขายได้กำไร กำไรส่วนนั้นก็จะเป็นของบริษัทเองอีกด้วย นั่นหมายความว่าบริษัทจะได้กำไรจากการขายในเบื้องต้น และการขายสินค้าที่ได้มาทีหลังอีกด้วย แต่ถ้าหากบริษัทของคุณเป็นบริษัทให้บริการ การให้บริการแทนการให้เงินก็นับเป็นอีกวิธีที่สามารถชำระหนี้ได้ เช่น หากบริษัทของคุณ ทำธุรกิจโรงแรม ไม่มีเงินจ่ายบริษัทที่ขายอาหารให้กับโรงแรม คุณอาจจะให้บริษัทขายอาหารมาใช้โรงแรมของคุณ ในการจัดงานปีใหม่ หรือการพักตากอากาศประจำปี ซึ่งนอกจากโรงแรมจะสามารถล้างหนี้ออกไปได้บางส่วน บริษัทขายอาหารก็ยังได้รับบริการ โดยไม่ต้องจ่ายเงินสดอีกด้วย
คือ การซื้อขายลูกหนี้ โดยปกติ เมื่อบริษัทขายสินค้า หรือให้บริการไปแล้ว บริษัทก็จะมี “ลูกหนี้” หรือ อีกนัยหนึ่ง คือ สิทธิที่จะเก็บเงิน จากลูกค้า แต่ในบางกรณี บริษัทอาจจะขายสิทธิในการเก็บเงินนั้นให้แก่บริษัทแฟคตอริ่ง เมื่อบริษัทแฟคตอริ่งได้รับสิทธินั้น บริษัทก็จะทำหน้าที่เป็นผู้ติดตาม และเก็บหนี้นั้น โดยทั่วไป บริษัทมักจะขาดทุน เพราะการขายลูกหนี้ไปให้คนอื่นเก็บเงิน ก็ย่อมได้เงินไม่เต็มเม็ดเต็มหน่วย แต่ในขณะเดียวกัน วิธีนี้ก็เป็นวิธีที่มีความเสี่ยงน้อยกว่า เพราะบริษัทได้รับเงินสดมาโดยทันที ไม่ต้องรอเงินจากลูกค้า หรือนำสินค้าที่ได้รับไปขาย เพราะบริษัทอาจไม่มีความรู้เกี่ยวกับตลาดของสินค้าที่ได้รับมาจากลูกค้าก็ได้ และการได้เงินสด นั่นหมายความว่าบริษัทยังสามารถคงสภาพคล่องไว้ได้อีกด้วย
ในความเป็นจริง นี่เป็นวิธีสุดท้ายที่บริษัททั่วไปจะทำ เพราะการฟ้องร้องย่อมกระทบภาพลักษณ์ของบริษัท และที่สำคัญ คือกระทบความสัมพันธ์ของบริษัทอีกด้วย และหากจำนวนเงินที่ฟ้องร้องไม่มากพอ จำนวนเงินที่ได้รับ ก็อาจจะไม่คุ้มกับเงินที่เสียไปอีกด้วย
เหมือนกับที่ได้กล่าวไปแล้วในข้างต้นว่า บริษัทอาจมีวิธีจัดการลูกหนี้ที่ต่างกันไป แต่ 4 วิธีที่กล่าวมา เป็นวิธีที่บริษัทจะสามารถได้รับประโยชน์จากลูกหนี้ได้ ซึ่งอาจจะไม่ได้อยู่ในรูปของจำนวนเงินเสมอไป อย่างไรก็ตามการบริหารจัดการลูกหนี้ที่ดี คุณจำเป็นจะต้องคำนึงถึงความสัมพันธ์ และความจำเป็นในระยะเวลานั้นๆ อีกด้วย