เทคโนโลยีซอฟท์แวร์ สำหรับ อาคารสูงขนาดใหญ่

ความต้องการ ซอฟท์แวร์สำหรับอาคารใหญ่

ระบบอาคารใหญ่ๆในกรุงเทพที่มีระบบวิศวกรรมอาคาร

อันประกอบไปด้วยเครื่องกลไฟฟ้า และความปลอดภัยที่ซับซ้อน จำเป็นต้องติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผล แสดงข้อมูลจนผู้บริหารอาคารสามารถติดตามระบบงาน การเตรียมการ การติดตามผลและประเมินผลได้อย่างมีประสิทธิภาพภายใต้กรอบงบประมาณและทรัพยากรที่ได้วางแผนล่วงหน้าไว้ การจัดซื้อจัดจ้างอุปกรณ์และอะไหล่ในแต่ละครั้งจักถูกเปรียบเทียบกับข้อมูลในอดีตและข้อมูลของอาคารอื่นๆ เพื่อให้ได้มาซึ่งราคาที่สมเหตุสมผลและยุติธรรมต่อทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย นอกจากนี้เทคโนโลยีสารสนเทศในรูปของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ยังช่วยบันทึกประสบการ์ณการบริหารอาคารนั้นๆไว้เป็นการเฉพาะ ซึ่งสอดคล้องกับความเป็นจริงที่ว่าหลังจากอาคารใดๆได้เปิดดำเนินการแล้วเกินห้าปี จะมีข้อมูลใหม่เกิดขึ้นมากมายอย่างน้อย 20% ไม่ปรากฎอยู่ในข้อมูล(data sheet) ของระบบในวันแรกที่ติดตั้งเสร็จสิ้น ยิ่งไปกว่านั้น หากมีโอกาสไปตรวจอาคารขนาดใหญ่ เราจะพบบ่อยๆว่าแบบแปลนงาน(Drawing) งานระบบไม่ตรงกับของจริง(As-is) หลังจากที่มีการซ่อมแซมแล้วไม่เคยไป Update ข้อมูลเลย

มีคำกล่าวว่า คนไทยและบริษัทไทยมีเทคโนโลยีในการก่อสร้างในระดับที่แข่งขันได้ในตลาดโลก หลายบริษัทของไทยได้ออกไปทำธุรกิจต่างแดนมากว่าสิบปีแล้ว แต่สิ่งที่เรายังไม่ใส่ใจมากๆ หรืออาจเป็นเพราะขาดความรู้ความเข้าใจจนทำให้ต้นทุนของการบริหารอาคารสูง ขึ้นโดยไม่จำเป็นคือ ความสามารถในการเดินเครื่องและบำรุงรักษา (Operation and Maintenance) และการปรับปรุงทำใหม่ (Renovate/Reconstruction) ตามหลักการที่ถูกต้องแล้วหากเรามีการบำรุงรักษาที่ดีแล้วจะทำให้เราสามารถ บริการลูกค้าตลอดอายุการใช้งานของอุปกรณ์และยังสามารถคาดการณ์ได้อย่างแม่น ยำว่าเมื่อใดเราควรทำการปรับปรุงระบบ ใน มิติของการบริหารต้นทุนการดำเนินของอาคารขนาดใหญ่เรื่องเหล่านี้ล้วนเป็น เรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งต่อเจ้าของและผู้บริหาร โดยต้องมีบทบาทกำกับอย่างเข้มงวดกับบริษัทที่มาให้บริการด้านโอแอนด์เอ็ม (Operation and Maintenance)

ทีมโอแอนด์เอ็ม หรือเรียกโดยทั่วไปว่า “ทีมช่าง” ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่พบเห็น (Breakdown Maintenance) หากทีมดังกล่าวมีหัวหน้าที่เก่งกาจด้านการจัดการ ย่อมทุ่มเทการแก้ไขต่อเนื่องไปถึงการวิเคราะห์ถึงสาเหตุของปัญหาอย่างแท้จริง (Corrective Maintenance) เพื่อมิให้ปัญหาซ้ำๆเกล่านั้นเกิดขึ้นมาอีก เมื่อได้คำตอบ มาตรการที่นำออกมาใช้มีต่างๆกัน อาทิเช่น การบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance) การบำรุงรักษาเชิงพยากรณ์ (Predictive Maintenance) และการปฎิบัติงานแบบไม่ต้องการการบำรุงรักษา (Maintenance Preventive)

สำหรับผู้ออกแบบระบบเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับงานบริหารอาคาร ควรคำนึงให้มีฟังก์ชั่นหลักดังต่อไปนี้

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ: สามารถ ประมวลผลการปฏิบัติงานและการตอบสนองในด้านต่างๆ เพื่อแสดงเป็นข้อมูลทางสถิติที่จะช่วยการตัดสินใจในระดับบริหาร ทำให้ทราบจุดอ่อน จุดแข็ง และขีดความสามารถในการแข่งขันในตลาดผู้ให้บริการเหมือนๆกัน

ดัชนีบ่งชี้ประสิทธิภาพ:สามารถ ตรวจวัดและสรุปผลดัชนีบ่งชี้ประสิทธิภาพ (KPI) ในมิติต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานบริการ พัฒนาคุณภาพการทำงาน จนถึงการกำหนดกลยุทธ์ในการทำงานได้

สถิติ รายงานและสรุปผลการทำงาน:สามารถ เลือกและปรับแต่งการแสดงผลเชิงสถิติให้สอด คล้องกับความสนใจของผู้ใช้งาน เช่น ข้อมูลเชิงบริหาร ข้อมูลเชิงประสิทธิภาพ ข้อมูลเชิงการเงิน หรือข้อมูลเชิงปฏิบัติการ

ทราบสถานะได้ทันที:สามารถ ติดตามผลการให้บริการ สถานะการทำงาน หรือผลการตอบสนองต่อลูกค้าได้ตลอดเวลาและทุกสถานที่ ดังนั้นสภาวะต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในโครงการของท่านจะอยู่ในสายตาตลอดเวลาไม่ว่าท่านจะอยู่ที่ใด ทั้งสามารถกำหนดให้ส่งอีเมล์หรือ sms เพื่อแจ้งเตือนได้สำหรับกรณีสำคัญหรือเร่งด่วนที่ต้องการความเอาใจใส่เป็น พิเศษ

เพิ่มศักยภาพการบริการ: สามารถ ให้บริการได้อย่างรวดเร็ว โดยมีการตรวจสอบระยะเวลา response time และ service time สำหรับเป็นข้อมูลในการพัฒนาการให้บริการ สามารถตรวจสอบประวัติย้อนหลังและดูแลปัญหาที่เกิดซ้ำ ค้นหาตำแหน่งบริการได้ง่ายแม้เป็นบุคลากรใหม่

ประเมินความเปลี่ยนแปลงอย่างอัตโนมัติ:ตรวจสอบความต้องการใช้พลังงานในช่วงล่วง เวลาหรือวันหยุดได้จากคำขอออนไลน์ สามารถกำหนดนโยบายและนำนโยบายไปใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว โดยให้ระบบเป็นผู้ช่วยในการกำหนดวางแผนการรับและจ่ายงานได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงการประเมินปริมาณวัสดุคงคลัง การคาดการณ์ และการเตรียมการสำรองจัดซื้อ

ประเมินค่าใช้จ่ายและออกใบแจ้งหนี้:เมื่อ มีการแจ้งขอบริการ ระบบสามารถประเมินค่าใช้จ่ายเบื้องต้นเพื่อแจ้งลูกค้าได้ทันที หลังจากปิดงาน มีการส่งต่อข้อมูลเพื่อออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ลดขั้นตอนการส่งเอกสาร ลูกค้าสามารถตรวจสอบข้อมูลด้วยตัวเองได้แบบออนไลน์

ลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มรายได้: ลูกค้า สามารถแจ้งขอบริการได้เองและติดตามผลการ ดำเนินการผ่านระบบออนไลน์ได้ ลดปัญหาจากการปฏิสัมพันธ์อันไม่พึงประสงค์กับช่างเทคนิค ลดเวลาการให้บริการของ Call Center ทั้งยังสร้างความพึงพอใจที่สามารถทราบสถานะการบริการได้ตลอดเวลา ช่องทางการให้บริการสามารถประยุกต์ได้หลากหลายรูปแบบ สร้างบริการใหม่ๆ ที่ใช้เวลาน้อยลงแต่ให้ผลเป็นที่พอใจแก่ลูกค้ามากขึ้น และสามารถสร้างประโยชน์งอกเงยจากบริการใหม่ๆ เหล่านั้นได้

การจัดการองค์ความรู้: การจัดการข้อมูลส่วนกลางที่เป็นระบบ ข้อมูลและความรู้ (Know-How) เป็นของอาคาร ไม่ตกอยู่ในมือผู้อื่น เก็บข้อมูลแบบ คู่มือ รวมถึงสื่อดิจิตอลต่างๆ ไว้ได้แม้เวลาจะผ่านไปและผู้เกี่ยวข้องไม่อยู่ในโครงการแล้ว ปรับแก้ข้อมูลให้ทันสมัยเสมอ เป็นคลังข้อมูลออนไลน์ทั้งด้านเอกสารและข่าวสารองค์กร รวมถึงกระบวนการทำงานและการแก้ไขปัญหา

ลดต้นทุนดำเนินงาน: ช่วยให้สามารถติดตามการดำเนินงานในทุกขั้นตอน โดยระบบ online web-based ทำให้ลดงานเอกสารและขั้นตอนการติดตามผล สามารถวิเคราะห์ระยะเวลาทำงานได้ง่าย ลดค่า overhead ในการจัดทำรายงานทางสถิติต่างๆ ที่ดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว

ลดค่าใช้จ่ายและลดความเสี่ยง: ช่วยลดค่าใช้จ่ายทั้งด้านเอกสารและต้นทุนเวลา ของบุคลากร ให้สามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ลดการทำงานซ้ำซ้อน ลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสาร ค้นหาข้อมูล และลดเวลาในการทำรายงาน สามารถตรวจสอบเบื้องต้นเพื่อลดความเสี่ยงจากการบันทึกข้อมูลผิดพลาดโดย human error รวมถึงลดความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงโยกย้ายบุคลากร

เพิ่มประสิทธิผลการทำงาน: มีการบริหารทรัพยากรที่ดี ทั้งด้านบุคคล คลังอะไหล่ และเครื่องมือ สามารถใช้องค์ความรู้ที่เก็บรักษาไว้เป็นส่วนกลางในการบริหารจัดการ โดยไม่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญจำนวนมาก ข้อมูลทุกอย่างอยู่ในรูปแบบฐานข้อมูลที่นำไปวิเคราะห์ต่อได้อย่างสะดวก

ช่วยบริหารแผนงาน: วางแผนและติดตามการทำงานตามแผนได้อย่างสะดวก ด้วยการประเมินและสรุปผลการทำงานด้วยกราฟและข้อมูลทางสถิติในหลากหลายรูปแบบ และมุมมอง ทำให้ติดตามงานได้อย่างรวดเร็ว

บริหารงานตามมาตรฐาน: เป็นเครื่องมือในการควบคุมมาตรฐานการทำงาน เพื่อให้ผู้ใช้งานทุกส่วนสามารถดำเนินการตามมาตรฐานที่ได้กำหนดไว้โดยมีขั้น ตอนฝึกอบรมน้อยที่สุด และยังช่วยให้การทำงานเป็นไปตามข้อกำหนดโดยอัตโนมัติแม้จะมีการปรับปรุง เปลี่ยนแปลงรายละเอียดวิธีการทำงานแล้วก็ตาม

ตรวจสอบประวัติอาคารได้ตลอดเวลา: เพราะระบบจะบันทึก Building History และ Equipment History โดยอัตโนมัติ เมื่อมีการซ่อมบำรุงหรือการให้บริการที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังสามารถทำบันทึกเพิ่มเติมเพื่อเก็บประวัติสำคัญเกี่ยวกับอาคาร ได้เอง

จัดทำรายงานได้หลายรูปแบบ: ระบบจัดเตรียมรูปแบบรายงานพื้นฐานไว้ให้แล้วใน หลากหลายมุมมอง เพื่อใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจในแง่มุมต่างๆ แต่ก็สามารถปรับแต่งรูปแบบของรายงานให้สอดคล้องกับความต้องการของหน่วยงาน ได้

การบริหารจัดการอาคารสถานที่

จัดระดับชั้นของข้อมูลได้หลายรูปแบบตามการใช้งานจริง
บันทึกและสืบค้นข้อมูลได้ตามพื้นที่หรือตามเครื่องจักร
สามารถกำหนดค่านโยบายต่างๆ เช่น ค่าเช่า ค่าบริการ ค่าล่วงเวลา
ค้นหาข้อมูลลูกค้าหรือผู้อยู่อาศัยในพื้นที่ พร้อมประวัติที่เกี่ยวข้อง
ระบุตำแหน่งและเข้าถึงข้อมูลพื้นที่ได้ทันที
ข้อมูลทางสถิติต่างๆ ในเชิง Business Intelligence

การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ

ตรวจสอบความเป็นไปต่างๆ ในอาคารได้อย่าง Real-Time
ตรวจสอบเงื่อนไข ข้อกำหนดต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว
บันทึกข้อมูลบริการเริ่มต้นได้รวดเร็ว ใช้เวลาน้อยและไม่มีความยุ่งยากแต่อย่างใด
มีระบบแจ้งเตือนเมื่อเครื่องจักร/อุปกรณ์ที่จะให้บริการอยู่ในระยะเวลา รับประกัน
ค้นหาเอกสาร คู่มือ แบบ ได้สะดวก และมีการจัดเก็บเป็นระบบ
บันทึกประวัติการบริการและการดำเนินการทุกขั้นตอน ตรวจสอบย้อนหลังได้
ค้นหารายชื่อผู้ให้บริการหรือผู้จำหน่าย พร้อมประวัติการติดต่อได้อย่างรวดเร็ว
ลดงานกระดาษ บันทึกข้อมูลภาคสนามเพียงครั้งเดียว ข้อมูลอยู่ในรูปแบบดิจิตอลทันที
ค้นหาข้อมูลการติดต่อลูกค้าได้สะดวกรวดเร็ว
ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อถึงกำหนดเวลาตามระบุ
เพิ่มความสามารถและบริการสำหรับงานบริการลูกค้า
ตรวจสอบความเป็นไปของงานบริการได้ตลอด 24 ชั่วโมง

การบริหารข้อมูลและองค์ความรู้

รวบรวมข้อมูลทั้งหมด เช่น แบบแปลน คู่มือ รายละเอียดการติดต่อ ประวัติการทำงาน เอาไว้เป็นหนึ่งเดียว
จัดเก็บและสืบค้นได้อย่างง่ายดาย
ข้อมูลเชื่อมโยงอัตโนมัติ ทั้งประวัติลูกค้า ประวัติพื้นที่ และประวัติการให้บริการ
แก้ปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อน ข้อมูลไม่ถูกต้องสัมพันธ์กัน
บันทึกองค์ความรู้ ขั้นตอนการทำงาน และวิธีแก้ไขปัญหา สำหรับอ้างอิงได้ในอนาคต

การจัดการกับงานบริการที่หลากหลาย

ใช้ได้กับงานบริการอาคารทุกชนิด งานช่าง งานรักษาความปลอดภัย งานรักษาความสะอาด งานดูแลภูมิทัศน์ และอื่นๆ
ดัดแปลงและจัดกลุ่มข้อมูลได้หลากหลาย รองรับงานบริการได้ทุกประเภท
กำหนดประเภทและหัวข้อย่อยของงานบริการได้ เพื่อความสะดวกในการบริหารจัดการ
คำนวณค่าบริการได้หลายแบบ
สามารถเลือกได้ว่าจะเรียกเก็บเงินหรือไม่ และส่งต่อข้อมูลที่ต้องการออกไปยังระบบวางบิล

รูปแบบรายงาน

มีรูปแบบรายงานพื้นฐานหลายมุมมองที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า
สามารถจัดรูปแบบการแสดงผลที่สนใจและตั้งเป็นหน้าแรกเพื่อให้มองเห็นภาพรวมใน ความดูแลได้ทันที
สามารถสร้างแบบฟอร์มสำหรับการทำงาน แบบฟอร์มงานบำรุงรักษา ใบสั่งงาน ใบปิดงาน หรือแบบฟอร์มต่างๆ ได้เองในรูปแบบตามต้องการได้อย่างง่ายดาย