gototop
Home » วิทยาการ ไอที โลกาภิวัฒน์ » เทคโนโลยีซอฟท์แวร์ สำหรับ อาคารสูงขนาดใหญ่

การบริหาร/ความรู้ทั่วไป

Web Design by Softbiz+


ว็บนี้ สร้างด้วย Joomla! 1.5 โดย ทีมงานซอฟท์บิส+ update11.11.2014

 
เทคโนโลยีซอฟท์แวร์ สำหรับ อาคารสูงขนาดใหญ่

ความต้องการ ซอฟท์แวร์สำหรับอาคารใหญ่

ระบบอาคารใหญ่ๆในกรุงเทพที่มีระบบวิศวกรรมอาคาร 

อันประกอบไปด้วยเครื่องกลไฟฟ้า และความปลอดภัยที่ซับซ้อน จำเป็นต้องติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผล แสดงข้อมูลจนผู้บริหารอาคารสามารถติดตามระบบงาน การเตรียมการ การติดตามผลและประเมินผลได้อย่างมีประสิทธิภาพภายใต้กรอบงบประมาณและทรัพยากรที่ได้วางแผนล่วงหน้าไว้  การจัดซื้อจัดจ้างอุปกรณ์และอะไหล่ในแต่ละครั้งจักถูกเปรียบเทียบกับข้อมูลในอดีตและข้อมูลของอาคารอื่นๆ เพื่อให้ได้มาซึ่งราคาที่สมเหตุสมผลและยุติธรรมต่อทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย  นอกจากนี้เทคโนโลยีสารสนเทศในรูปของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ยังช่วยบันทึกประสบการ์ณการบริหารอาคารนั้นๆไว้เป็นการเฉพาะ  ซึ่งสอดคล้องกับความเป็นจริงที่ว่าหลังจากอาคารใดๆได้เปิดดำเนินการแล้วเกินห้าปี จะมีข้อมูลใหม่เกิดขึ้นมากมายอย่างน้อย 20% ไม่ปรากฎอยู่ในข้อมูล(data sheet) ของระบบในวันแรกที่ติดตั้งเสร็จสิ้น  ยิ่งไปกว่านั้น หากมีโอกาสไปตรวจอาคารขนาดใหญ่ เราจะพบบ่อยๆว่าแบบแปลนงาน(Drawing) งานระบบไม่ตรงกับของจริง(As-is) หลังจากที่มีการซ่อมแซมแล้วไม่เคยไป Update ข้อมูลเลย

  

             มีคำกล่าวว่า คนไทยและบริษัทไทยมีเทคโนโลยีในการก่อสร้างในระดับที่แข่งขันได้ในตลาดโลก หลายบริษัทของไทยได้ออกไปทำธุรกิจต่างแดนมากว่าสิบปีแล้ว แต่สิ่งที่เรายังไม่ใส่ใจมากๆ หรืออาจเป็นเพราะขาดความรู้ความเข้าใจจนทำให้ต้นทุนของการบริหารอาคารสูง ขึ้นโดยไม่จำเป็นคือ ความสามารถในการเดินเครื่องและบำรุงรักษา (Operation and Maintenance) และการปรับปรุงทำใหม่ (Renovate/Reconstruction)  ตามหลักการที่ถูกต้องแล้วหากเรามีการบำรุงรักษาที่ดีแล้วจะทำให้เราสามารถ บริการลูกค้าตลอดอายุการใช้งานของอุปกรณ์และยังสามารถคาดการณ์ได้อย่างแม่น ยำว่าเมื่อใดเราควรทำการปรับปรุงระบบ   ใน มิติของการบริหารต้นทุนการดำเนินของอาคารขนาดใหญ่เรื่องเหล่านี้ล้วนเป็น เรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งต่อเจ้าของและผู้บริหาร โดยต้องมีบทบาทกำกับอย่างเข้มงวดกับบริษัทที่มาให้บริการด้านโอแอนด์เอ็ม (Operation and Maintenance)

           ทีมโอแอนด์เอ็ม หรือเรียกโดยทั่วไปว่า “ทีมช่าง” ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่พบเห็น (Breakdown Maintenance) หากทีมดังกล่าวมีหัวหน้าที่เก่งกาจด้านการจัดการ ย่อมทุ่มเทการแก้ไขต่อเนื่องไปถึงการวิเคราะห์ถึงสาเหตุของปัญหาอย่างแท้จริง (Corrective Maintenance) เพื่อมิให้ปัญหาซ้ำๆเกล่านั้นเกิดขึ้นมาอีก เมื่อได้คำตอบ มาตรการที่นำออกมาใช้มีต่างๆกัน อาทิเช่น การบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance) การบำรุงรักษาเชิงพยากรณ์ (Predictive Maintenance) และการปฎิบัติงานแบบไม่ต้องการการบำรุงรักษา (Maintenance Preventive)  

สำหรับผู้ออกแบบระบบเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับงานบริหารอาคาร ควรคำนึงให้มีฟังก์ชั่นหลักดังต่อไปนี้

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ: สามารถ ประมวลผลการปฏิบัติงานและการตอบสนองในด้านต่างๆ เพื่อแสดงเป็นข้อมูลทางสถิติที่จะช่วยการตัดสินใจในระดับบริหาร ทำให้ทราบจุดอ่อน จุดแข็ง และขีดความสามารถในการแข่งขันในตลาดผู้ให้บริการเหมือนๆกัน

ดัชนีบ่งชี้ประสิทธิภาพ:สามารถ ตรวจวัดและสรุปผลดัชนีบ่งชี้ประสิทธิภาพ (KPI) ในมิติต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานบริการ พัฒนาคุณภาพการทำงาน จนถึงการกำหนดกลยุทธ์ในการทำงานได้

สถิติ รายงานและสรุปผลการทำงาน:สามารถ เลือกและปรับแต่งการแสดงผลเชิงสถิติให้สอด คล้องกับความสนใจของผู้ใช้งาน เช่น ข้อมูลเชิงบริหาร ข้อมูลเชิงประสิทธิภาพ ข้อมูลเชิงการเงิน หรือข้อมูลเชิงปฏิบัติการ

ทราบสถานะได้ทันที:สามารถ ติดตามผลการให้บริการ สถานะการทำงาน หรือผลการตอบสนองต่อลูกค้าได้ตลอดเวลาและทุกสถานที่ ดังนั้นสภาวะต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในโครงการของท่านจะอยู่ในสายตาตลอดเวลาไม่ว่าท่านจะอยู่ที่ใด ทั้งสามารถกำหนดให้ส่งอีเมล์หรือ sms เพื่อแจ้งเตือนได้สำหรับกรณีสำคัญหรือเร่งด่วนที่ต้องการความเอาใจใส่เป็น พิเศษ

เพิ่มศักยภาพการบริการ: สามารถ ให้บริการได้อย่างรวดเร็ว โดยมีการตรวจสอบระยะเวลา response time และ service time สำหรับเป็นข้อมูลในการพัฒนาการให้บริการ สามารถตรวจสอบประวัติย้อนหลังและดูแลปัญหาที่เกิดซ้ำ ค้นหาตำแหน่งบริการได้ง่ายแม้เป็นบุคลากรใหม่


ประเมินความเปลี่ยนแปลงอย่างอัตโนมัติ:ตรวจสอบความต้องการใช้พลังงานในช่วงล่วง เวลาหรือวันหยุดได้จากคำขอออนไลน์ สามารถกำหนดนโยบายและนำนโยบายไปใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว โดยให้ระบบเป็นผู้ช่วยในการกำหนดวางแผนการรับและจ่ายงานได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงการประเมินปริมาณวัสดุคงคลัง การคาดการณ์ และการเตรียมการสำรองจัดซื้อ

ประเมินค่าใช้จ่ายและออกใบแจ้งหนี้:เมื่อ มีการแจ้งขอบริการ ระบบสามารถประเมินค่าใช้จ่ายเบื้องต้นเพื่อแจ้งลูกค้าได้ทันที หลังจากปิดงาน มีการส่งต่อข้อมูลเพื่อออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ลดขั้นตอนการส่งเอกสาร ลูกค้าสามารถตรวจสอบข้อมูลด้วยตัวเองได้แบบออนไลน์

ลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มรายได้: ลูกค้า สามารถแจ้งขอบริการได้เองและติดตามผลการ ดำเนินการผ่านระบบออนไลน์ได้ ลดปัญหาจากการปฏิสัมพันธ์อันไม่พึงประสงค์กับช่างเทคนิค ลดเวลาการให้บริการของ Call Center ทั้งยังสร้างความพึงพอใจที่สามารถทราบสถานะการบริการได้ตลอดเวลา ช่องทางการให้บริการสามารถประยุกต์ได้หลากหลายรูปแบบ สร้างบริการใหม่ๆ ที่ใช้เวลาน้อยลงแต่ให้ผลเป็นที่พอใจแก่ลูกค้ามากขึ้น และสามารถสร้างประโยชน์งอกเงยจากบริการใหม่ๆ เหล่านั้นได้

การจัดการองค์ความรู้: การจัดการข้อมูลส่วนกลางที่เป็นระบบ ข้อมูลและความรู้ (Know-How) เป็นของอาคาร ไม่ตกอยู่ในมือผู้อื่น เก็บข้อมูลแบบ คู่มือ รวมถึงสื่อดิจิตอลต่างๆ ไว้ได้แม้เวลาจะผ่านไปและผู้เกี่ยวข้องไม่อยู่ในโครงการแล้ว ปรับแก้ข้อมูลให้ทันสมัยเสมอ เป็นคลังข้อมูลออนไลน์ทั้งด้านเอกสารและข่าวสารองค์กร รวมถึงกระบวนการทำงานและการแก้ไขปัญหา

ลดต้นทุนดำเนินงาน: ช่วยให้สามารถติดตามการดำเนินงานในทุกขั้นตอน โดยระบบ online web-based ทำให้ลดงานเอกสารและขั้นตอนการติดตามผล สามารถวิเคราะห์ระยะเวลาทำงานได้ง่าย ลดค่า overhead ในการจัดทำรายงานทางสถิติต่างๆ ที่ดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว

ลดค่าใช้จ่ายและลดความเสี่ยง: ช่วยลดค่าใช้จ่ายทั้งด้านเอกสารและต้นทุนเวลา ของบุคลากร ให้สามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ลดการทำงานซ้ำซ้อน ลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสาร ค้นหาข้อมูล และลดเวลาในการทำรายงาน  สามารถตรวจสอบเบื้องต้นเพื่อลดความเสี่ยงจากการบันทึกข้อมูลผิดพลาดโดย human error รวมถึงลดความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงโยกย้ายบุคลากร

เพิ่มประสิทธิผลการทำงาน: มีการบริหารทรัพยากรที่ดี ทั้งด้านบุคคล คลังอะไหล่ และเครื่องมือ สามารถใช้องค์ความรู้ที่เก็บรักษาไว้เป็นส่วนกลางในการบริหารจัดการ โดยไม่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญจำนวนมาก ข้อมูลทุกอย่างอยู่ในรูปแบบฐานข้อมูลที่นำไปวิเคราะห์ต่อได้อย่างสะดวก

ช่วยบริหารแผนงาน: วางแผนและติดตามการทำงานตามแผนได้อย่างสะดวก ด้วยการประเมินและสรุปผลการทำงานด้วยกราฟและข้อมูลทางสถิติในหลากหลายรูปแบบ และมุมมอง ทำให้ติดตามงานได้อย่างรวดเร็ว

บริหารงานตามมาตรฐาน: เป็นเครื่องมือในการควบคุมมาตรฐานการทำงาน เพื่อให้ผู้ใช้งานทุกส่วนสามารถดำเนินการตามมาตรฐานที่ได้กำหนดไว้โดยมีขั้น ตอนฝึกอบรมน้อยที่สุด และยังช่วยให้การทำงานเป็นไปตามข้อกำหนดโดยอัตโนมัติแม้จะมีการปรับปรุง เปลี่ยนแปลงรายละเอียดวิธีการทำงานแล้วก็ตาม

ตรวจสอบประวัติอาคารได้ตลอดเวลา: เพราะระบบจะบันทึก Building History และ Equipment History โดยอัตโนมัติ เมื่อมีการซ่อมบำรุงหรือการให้บริการที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังสามารถทำบันทึกเพิ่มเติมเพื่อเก็บประวัติสำคัญเกี่ยวกับอาคาร ได้เอง

จัดทำรายงานได้หลายรูปแบบ: ระบบจัดเตรียมรูปแบบรายงานพื้นฐานไว้ให้แล้วใน หลากหลายมุมมอง เพื่อใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจในแง่มุมต่างๆ แต่ก็สามารถปรับแต่งรูปแบบของรายงานให้สอดคล้องกับความต้องการของหน่วยงาน ได้

การบริหารจัดการอาคารสถานที่

  • จัดระดับชั้นของข้อมูลได้หลายรูปแบบตามการใช้งานจริง
  • บันทึกและสืบค้นข้อมูลได้ตามพื้นที่หรือตามเครื่องจักร
  • สามารถกำหนดค่านโยบายต่างๆ เช่น ค่าเช่า ค่าบริการ ค่าล่วงเวลา
  • ค้นหาข้อมูลลูกค้าหรือผู้อยู่อาศัยในพื้นที่ พร้อมประวัติที่เกี่ยวข้อง
  • ระบุตำแหน่งและเข้าถึงข้อมูลพื้นที่ได้ทันที
  • ข้อมูลทางสถิติต่างๆ ในเชิง Business Intelligence

การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ

  • ตรวจสอบความเป็นไปต่างๆ ในอาคารได้อย่าง Real-Time
  • ตรวจสอบเงื่อนไข ข้อกำหนดต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว
  • บันทึกข้อมูลบริการเริ่มต้นได้รวดเร็ว ใช้เวลาน้อยและไม่มีความยุ่งยากแต่อย่างใด
  • มีระบบแจ้งเตือนเมื่อเครื่องจักร/อุปกรณ์ที่จะให้บริการอยู่ในระยะเวลา รับประกัน
  • ค้นหาเอกสาร คู่มือ แบบ ได้สะดวก และมีการจัดเก็บเป็นระบบ
  • บันทึกประวัติการบริการและการดำเนินการทุกขั้นตอน ตรวจสอบย้อนหลังได้
  • ค้นหารายชื่อผู้ให้บริการหรือผู้จำหน่าย พร้อมประวัติการติดต่อได้อย่างรวดเร็ว
  • ลดงานกระดาษ บันทึกข้อมูลภาคสนามเพียงครั้งเดียว ข้อมูลอยู่ในรูปแบบดิจิตอลทันที
  • ค้นหาข้อมูลการติดต่อลูกค้าได้สะดวกรวดเร็ว
  • ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อถึงกำหนดเวลาตามระบุ
  • เพิ่มความสามารถและบริการสำหรับงานบริการลูกค้า
  • ตรวจสอบความเป็นไปของงานบริการได้ตลอด 24 ชั่วโมง

การบริหารข้อมูลและองค์ความรู้

  • รวบรวมข้อมูลทั้งหมด เช่น แบบแปลน คู่มือ รายละเอียดการติดต่อ ประวัติการทำงาน เอาไว้เป็นหนึ่งเดียว
  • จัดเก็บและสืบค้นได้อย่างง่ายดาย
  • ข้อมูลเชื่อมโยงอัตโนมัติ ทั้งประวัติลูกค้า ประวัติพื้นที่ และประวัติการให้บริการ
  • แก้ปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อน ข้อมูลไม่ถูกต้องสัมพันธ์กัน
  • บันทึกองค์ความรู้ ขั้นตอนการทำงาน และวิธีแก้ไขปัญหา สำหรับอ้างอิงได้ในอนาคต

การจัดการกับงานบริการที่หลากหลาย

  • ใช้ได้กับงานบริการอาคารทุกชนิด งานช่าง งานรักษาความปลอดภัย งานรักษาความสะอาด งานดูแลภูมิทัศน์ และอื่นๆ
  • ดัดแปลงและจัดกลุ่มข้อมูลได้หลากหลาย รองรับงานบริการได้ทุกประเภท
  • กำหนดประเภทและหัวข้อย่อยของงานบริการได้ เพื่อความสะดวกในการบริหารจัดการ
  • คำนวณค่าบริการได้หลายแบบ
  • สามารถเลือกได้ว่าจะเรียกเก็บเงินหรือไม่ และส่งต่อข้อมูลที่ต้องการออกไปยังระบบวางบิล

รูปแบบรายงาน

  • มีรูปแบบรายงานพื้นฐานหลายมุมมองที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า
  • สามารถจัดรูปแบบการแสดงผลที่สนใจและตั้งเป็นหน้าแรกเพื่อให้มองเห็นภาพรวมใน ความดูแลได้ทันที
  • สามารถสร้างแบบฟอร์มสำหรับการทำงาน แบบฟอร์มงานบำรุงรักษา ใบสั่งงาน ใบปิดงาน หรือแบบฟอร์มต่างๆ ได้เองในรูปแบบตามต้องการได้อย่างง่ายดาย

การจัดการด้านการเงินและบัญชี

  • ส่งต่อข้อมูลไปยังรูปแบบที่ต้องการสำหรับฝ่ายบัญชี
  • เลือกการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจากระบบได้
  • สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบเอกสารได้ตามต้องการ

 

 

 

 

(ตัวอย่าง จอภาพซอฟท์แวร์ทั้งหมด จาก โปรแกรมซอฟท์บิส+)

 

ที่มา 

http://fibo.kmutt.ac.th/fiboweb07/thai/index.php?option=com_content&task=view&id=764&Itemid=142